ビジネス英語(メール編)：アポイント成立後の返信はどうする？使える例文フレーズを紹介

2018年9月28日
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一度アポイントが成立しても油断をしてはいけません。 特に外国人の顧客などは当日にアポイントをドタキャンしてくることもありますので、打合せが成立するまでは気を引き締めておきたいものです。確実にアポイントを成立させるためにも、またアポイントをより良いものにするためにも事前の確認や準備は大切です。この記事ではアポイントが成立した後にどのようにメールで返信すればよいのかを例文を交えてお伝えします。 [box class=”box29″ title=”関連記事をチェック！”] →【打合せを成立させるためにメールの結びはどう書けばいい?】 [/box]

1 英語のアポイントメールで確認すべきこと1：日時と場所
2 英語のアポイントメールで確認すべきこと2：訪問の目的
3 英語のアポイントメールで確認すべきこと3：参加者
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英語のアポイントメールで確認すべきこと1：日時と場所

当たり前すぎるかもしれませんが日時と場所は必ず再度確認しておきましょう。 [memo title=”例文”] Hello John, Thank you so much for your reply. こんにちはジョン、返信ありがとうございます。 I’m pleased that we will discuss new products. 新製品のことを議論できて嬉しいです。 I will meet you on Thursday, Sep/15th at 4:00 p.m. in the Grand City Hotel’s lobby. グランドシティホテルのロビーで9月15日木曜日の午後4時に会いましょう。 My mobile phone number is XXX-XXX-XXX. Could you share your phone number? 私の携帯電話の番号はXXXです。あなたの番号を教えてもらえませんか？ [/memo] 日時と場所は確認しすぎても良いくらい重要です。必ず前日までには確認しましょう。またもしものときに備え相手の番号が分からなければ確認しておきたいです。 [box class=”box29″ title=”関連記事をチェック！”] →【ついつい開封したくなる件名の書き方とは?】 [/box]

英語のアポイントメールで確認すべきこと2：訪問の目的

訪問の目的がはっきりしていればそれをさっと書くことで相手へのリマインダーになります。例えばこんな文章です。 [memo title=”例文”] Again, the purpose of this meeting is to demonstrate our new internet services. 繰り返しになりますが、打ちあわせの目的は・・・ I look forward to illustrating how our new services can help your company. 新しいサービスがどのようにお役立ちできるかを説明できるのを楽しみにしています。 [/memo] 目的を書くことは相手にこちらの本気度を伝えることにもなります。それだけ準備してくるならこちらもしっかりと判断できる人間を打ちあわせに参加させなければと思われれば作戦成功です。 [box class=”box29″ title=”関連記事をチェック！”] →【おもわず返信したくなる件名の書き方とは？】 [/box]

英語のアポイントメールで確認すべきこと3：参加者

相手側の参加者を確認することはとても大切です。それによって当日の内容を変更する必要があるかもしれません。意外と忘れがちなのはこちらの参加者を伝えておくこと。もし逆の立場だったとして、事前に聞いてなかった人が突然アポイントに現れたらびっくりしますよね。 [memo title=”例文”] Two of my colleagues, Kazuki Sato and John Holl, are planning to join this meeting as well. 同僚二名、さとうかずきとジョンホールも打合せに参加予定です。 In my understanding, your team member Tim and Mike will join. Is that all the participants? 私の認識では、あなたのチームのティムとマイクも参加する予定ですよね。それが全ての参加者ですか？ [/memo] 参加者を確実におさえること、そしてこちらの参加者をしっかりと伝えることで、アポイントの際には重要な点にだけ議論を集中できます。参加者がきっちりしていないと当日になって会議室が小さいだとか会いたい人に会えなかったとか枝葉の部分に時間を割かれてしまいます。そういった事態を避けながら実りあるアポイントを目指しましょう。 [box class=”box29″ title=”関連記事をチェック！”] →【謝罪でメールは結びが重要な理由】 [/box]