ビジネス英語(メール編): よくあるトラブル！「添付のエクセルが破損/開けない/見つからない」

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受け取ったメールに添付されてるはずのエクセルが開けない…なんて伝えればいいの?

今回はこんな疑問にお答えします。 「添付のエクセルファイルを確認してください」とメールで言われて、いざ開こうと思ったらエクセルが壊れていて開けない、またエクセルが見当たらないというのは、稀にあるトラブルですよね。 自力で解決することも大切ですが送信者は正しく送れたと思ってあなたの返事を待っているかもしれませんので「添付エクセルが開けなかった！見当たらない！」と早めに伝えることも重要です。 本文を読めばトラブルの時にすぐに使えるフレーズを学ぶことができますので、仕事ですぐに使うことができます。 エクセルに関する記事一覧はこちら
目次

ビジネス英語のメール｜エクセル(添付データ)が破損している

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  1. The attached file you sent me was corrupted. あなたが送ってくれた添付ファイルが破壊されています。
  2. The attached file you forward to me was damaged. あなたが転送してくれた添付ファイルが破壊されています。
[/list] ファイルが破損しているときは上のような例文が使えます。 damage「～に損害を与える」も問題なく通じると思いますが、damageには何らかの悪い影響があって成功しにくい状況になったというニュアンスがあります。 corrupt はそのままIT的な文脈で「データが破損した」という意味を持っているのでこちらのほうがネイティブには伝わりやすいでしょう。 >> 関連記事：エクセル「更新,修正,空欄埋めて」を英語で伝えるフレーズ

ビジネス英語のメール｜エクセル(添付ファイル)が開けない

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  1. I could not open the file you sent me. Would it be possible to send me your file again? あなたが送ってくれたファイルが開けませんでした。もう一度ファイルを送ってもらうことは可能でしょうか？
[/list] 文の後半はwould で丁寧さを示しています。カジュアルでよければCould you send me again?でも通じます。状況に応じて使ってみて下さい。 >> 関連記事：依頼の言い方を３パターン紹介

ビジネス英語のメール｜エクセル(添付ファイル)が見つからない

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  1. I’m afraid that I could not be available to find the data in your e-mail. 恐れ入りますが、あなたのメールにそのデータを見つけられませんでした。 ※I’m afraid that：「恐れ入りますが～」
[/list] 「ファイルを確認してください」というメールに添付がついていないことはビジネスメールではよくあることです。そういう時には上記のように連絡しましょう。 可能性として自分が見落としているとか、こちら側の原因で開けないということも考えられます。そういう可能性も考慮して少し言い難いことを言うときの枕詞「I’m afraid that」を使ってみましょう。 フォーマルな印象が強まります。 >> 関連記事：エクセルA列1行目を見ては何と言う?

ビジネス英語のメール｜まとめ

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  1. The attached file you sent me was corrupted. あなたが送ってくれた添付ファイルが破壊されています。
  2. The attached file you forward to me was damaged. あなたが転送してくれた添付ファイルが破壊されています。
  3. I could not open the file you sent me. Would it be possible to send me your file again? あなたが送ってくれたファイルが開けませんでした。もう一度ファイルを送ってもらうことは可能でしょうか？
  4. I’m afraid that I could not be available to find the data in your e-mail. 申し訳ありません、あなたのメールにそのデータを見つけられませんでした。
[/list] 添付ファイルの不備で仕事が止まるのは誰もが避けたいところだと思います。 早めに状況を伝えて解決に向けたアクションをとっていき仕事をスムーズに進めていきましょう。 エクセルに関する記事一覧はこちら

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