電話会議は途中で、いろんな仕切りをしないといけない場面も多いはず。
そういうときに「Ummm, ok, so,（あれ・・・なんて言ったらいいんだっけ・・・）」のような状況になったことはありませんか？
そういうときも焦らずにパッとフレーズが出てくれば参加者も安心して話に集中できますね。「以前の電話会議はもう少し上手く仕切れたなー」という経験があれば、本文を読んで少しでも次の会議に活かしてみてください。
話を前に進める
一つ議題が終わって「じゃあ次、〇〇についてですが」と言いたい時はどんな風に話しますか？
“話を前に進める”ための例文を見てみましょう。
So, if there are no further comments, let’s move on to today’s agenda.
それではもし他に何もコメントがなければ、次の議題に移りましょう。OK, then, Is there any other topic we need to discuss?
それでは、他に何か話し合うべきことはありますか？
move onには「新しいことをはじめる」なども意味もありますが会議の場で使うと「話を次に進める」という意味として使えます。その表現を利用して下記のような確認のためのフレーズとしても使えます。
Before moving on, do you have any questions you want to ask?
次（の議題）に進む前に、何か尋ねたいことはありますか？
Before moving on, がポイントで「次に行く前に～」というフレーズになります。
face to faceの会議などでも使える場面が多いと思いますの積極的に使ってみてくださいね。
役割を依頼する
誰かに役割をふりたいときは何て言いますか？
例えば「〇〇さん、議事録お願いしますね」などです。実はそんなに難しく考える必要もなく、私はシンプルにお願いするようにしています。
例えばこんな感じです。
Hi Kaori, would you mind taking the minutes today?
かおりさん、今日は議事録をとって頂けませんか？Would you explain the background of this meeting quickly?
さっとこの会議の背景を説明してもらえますか？Would it be possible to be a timekeeper today?
今日は時間を管理する人になってもらえますか？
would you mind などを用いて丁寧な表現を心がけてください。もしくは事前にお願いしておくというのも手ですよ。
丁寧な表現についてはこちらも参考にご覧下さい。
時間の管理をする
「いつまでこの長い電話会議が続くの？」と思ったことはありませんか？
冒頭で時間について言及しておくのが効率の良い会議を行う上で重要です。
First of all, let’s make sure we finish this conference call by 5 p.m.
まず最初に、5時までにこの電話会議を終わらせることを確認しておきましょう。Could you keep each reporting time to 15 minutes because we don’t have enough time?
時間がないので、それぞれの報告時間は15分でお願いできますでしょうか？
効率的な会議と、生産性の高い会議というのは、ある程度相関があるそうです。だらだらと話すのを避けるためにも冒頭にリーダーシップを発揮して生産性の高い会議を目指したいですね。
状況に応じて、単語などを変えて使ってみてください。
