英語で問い合わせをするときは緊張するものですが、一度覚えれば難しくありません。
ポイントは、簡潔に書くこと、丁寧に書くことの２つです。
本文の記事では、ビジネス英語のメールで問い合わせを行うときの例文やフレーズを紹介します。
ビジネス英語メールでの件名の書き方
メールの件名を英語ではsubject lineと言います。件名を書くときのポイントは、簡潔に書くこと。
セールスレターのような件名では色々とユニークな書き方が存在しますが、問い合わせではユニークさは不要です。
奇をてらった表現は避け、シンプルに「問い合わせ」のみを表現しましょう。
例えば、こんな感じです。
- 件名：Inquiry for Order number XXX-YYY.
- 件名：Inquiry for Catalog.
- 件名：Inquiry for Product Specification.
- 件名：Inquiry for Samples.
aやtheなどを外し、前置詞以外の頭文字を大文字にすると件名感が出ます。
ビジネス英語のメールで避けたほうがいい件名
避けたほうが良い件名は、スパムのような件名です。具体的にはこんな感じです。
- 件名：?????!!!!!.
- 件名：Could you help us to…メール本文「confirm PO number XXX and your ETA date?」
- 件名：I WANT TO GET CATALOG.
例文１のように、クエスチョンマーク(?)やビックリマーク(!)だけの件名は避けましょう。
例文２は良さそうですが、文章の冒頭を件名にし本文に続くような書き方はビジネス向きではありません。
例文３の全て大文字の件名ですが、メールによってはスパムメールだと認識されて自動で弾かれますので、避けたほうが無難です。
ビジネス英語のメール本文の書き出しは丁寧に
メールの向こうには人がいることを忘れずに書き出し方は丁寧に書きましょう。
最もフォーマルな表現はこんな感じです。
- Dear Sir or Madam,
- To whom it may concerns,
例文２は日本語で言うと「ご担当者様」という意味です。
問い合わせ相手が既に分かっているならこんな感じです。
- Dear Mr/Ms. [last name]
問い合わせという状況ですから、last name[苗字]が無難でしょう。
ビジネス英語でよくある問い合わせの具体例
注文した商品の納期が知りたい
ここからは具体例を紹介します。
注文した商品の納期が知りたければこんなフレーズが使えます。
- I would like to know the date of shippment.
- I would like to know the ETA.
ETAとはestimated time of arrival の略で、意味は「予想される到着時間」です。
いつごろ荷物が着くか、という意味で英語圏では一般的な表現です。
実際の問い合わせメールの例文はこんな感じです。
件名：Inquiry for Order number XXX-YYY.
To whom it may concern,
I’m writing this e-mail to confirm the ETA for order number XXX-YYY.
I would like to know the date of shipment.
注文した商品を追跡したい
追跡情報は輸送会社が発行してくれる荷物の番号です。
これがあれば今の時代であればネットで荷物の位置を確認できます。
- Could you send me a DHL tracking number?
- Could you send me a tracking number transporter gave?
今はほとんどの企業で発送したら出荷番号が送られてきますが、出荷した荷物の追跡番号を確認したい場合なtracking numberを使いましょう。
ちなみに人によってはnumberを＃の記号に省略してくる人もいます。
実際の問い合わせメールの例文はこんな感じです。
件名：Inquiry for Order# XXX-YYY.
To whom it may concerns,
I’m writing this e-mail to confirm the tracking number for order# XXX-YYY.
Could you send me a tracking number transporter gave?
注文をキャンセルしたい
注文をキャンセルしたときはこんなフレーズが使えます。
- May I cancel the order XXX-YYY?
- Could I make a cancellation for PO#XXX-YYY?
MayやCouldで丁寧な表現をこころがけましょう。（参考：「Can, Could, May」の違い）
実際の問い合わせメールの例文はこんな感じです。
件名：Inquiry for Order#XXX-YYY.
To whom it may concerns,
I’m writing this e-mail to cancel the order#XXX-YYY.
商品の送り先を変更したい
商品について興味があります、カタログが欲しい、製品のスペックを教えてなど問い合わせるときのフレーズはこんな感じです。
- I’m very interested in your products/services.
- Could I get your copy of catalog?
- Would it be possible to check the product specification?
実際の問い合わせメールの例文はこんな感じです。
件名：Inquiry for Catalog.
To whom it may concerns,
We are planning to purchase your product (or services).
Would you like to send me your product catalog if possible?
問い合わせの断り方
逆に英語の問い合わせに困っており、問い合わせをお断りしたいときには下記のようなフレーズが使えます。
- Thank you so much for your inquiry.
- We don’t have enough resources to accept your inquiry.
実際の問い合わせメールの例文はこんな感じです。
件名：Re; Inquiry for Samples.
Dear Mr/Ms. [person’s name]
Thank you for taking the time and asking for our products.
However, we don’t have enough resources to accept your inquiry.
問い合わせに使える英文メールは以上になります。ぜひ状況に応じて活用してみて下さい。
